根据在线会议公司Fuze的研究，每年在非生产性会议上花费超过370亿美元。让那个沉入片刻。这是370亿-是的，十亿，b-但这似乎是没有人跟踪或测量过的费用。
我在全球各地的许多客户抱怨他们每周要参加多少次会议，浪费了多少时间以及会议效率低下。很多时候，他们甚至根本不知道为什么要开会。现实是，会议使人们发疯。设计师Karl lagerfeldance表达了这种观点，他说: “我不开会。”
这个问题的解决方案非常简单-每个人都知道但通常不使用。只需使用议程。如果你使用一个议程，你可以大大提高任何会议的有效性和效率，无论是与一个人还是一个小组。
以下是使用议程的一些准则:
有一个。
每一次重要的会议都应该有一个议程，书面和打印出来，这样每个人都可以跟着做。没有行程，确认号，酒店预订和登机牌，任何人都不会出差。议程是会议的主要文件，涉及您要涵盖的内容。它提供了重点，并使每个人都步入正轨。
议程应该有几个目标。
在议程的顶部列出两到三个目标是增加重点的好方法。你想在会议上实现什么？解决问题？集思广益？对一个项目做出决定？如果您不知道目标是什么，就无法击中目标。正如康卡斯特高管大卫·科恩 (David Cohen) 曾经说过的那样，“没有目标的会议，也被称为 '咖啡店' 会议，如果你对会议效率不高，可能会浪费大量时间。永远知道你为什么要见面，并确保它很重要。尽量让他们保持在30分钟，最多。“
提前发出。
如果你把议程发给将要参加会议的人，这给了他们一个思考将要讨论什么并提前准备的机会。他们可以将材料研究，思想和信息带到会议上。还要询问每个人是否有想要添加的内容。向与会者征求意见得到了更好的认可。仅这一点就使会议立即变得更加有效。我遇到的许多人从来没有花时间去做这件事，因为他们太忙了，但具有讽刺意味的是，这种简单的技术可以为每个人节省更多的时间。
促成会议的人应该坚持议程。
促成会议的人应该坚持议程。如果人们试图偏离主题，主持人应该轻轻地引导他们回去。当出现不在议程上的项目时，会议可能会进行很长时间或完全脱轨。不在议程上的项目应在不同的时间注明和涵盖。有多少次人们坐在会议上，而有人在谈论一些离题的事情？不要让人们偏离议程练习!
议程应该有每个主题的时间估计。
在理想的世界中，议程上的每个项目都应该有一个时间估计。它可以稍微灵活一些，但这也有助于促进者保持正轨。作为一名专业的演讲者和培训师，我每年都会为数百个现场培训计划提供便利，并且我总是按时开始和结束。我的秘密武器是-您猜对了-我的定时议程!
如果你有纪律来制定会议议程，它可以改变你的组织。
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