最终实现无纸化所需的5种工具

无纸化并不一定很难，特别是如果你知道什么工具可以帮助你做到这一点。无论你是第一次，还是你以前试过放弃纸张，但它没有坚持下来，至少有五种工具是使它工作必不可少的。

想想你可能仍然使用纸张的原因。也许您将待办事项清单保存在纸质笔记本中。或者你的纸画点是需要你签名的文件。从广义上讲，我认为有五种类型的工具和服务对于放弃纸张至关重要。它们是:

文件同步服务、电子签名工具、扫描应用程序、待办应用程序和文档交付服务。

这里概述了为什么每一种工具都是必要的，以及您可以使用的特定产品的一些建议。

1.文件同步服务

无论您手头有什么设备，文件同步服务都会为您提供文档。一些最好的文件同步服务也有文档传递选项 (上面的最后一个要点)，我稍后会谈到这一点。

下面是一个文件同步服务在无纸化时如何派上用场的例子。我最近在机场申请美国全球入境计划，我的面试官要求我提供邮寄地址文件的证明。这不在我的驾照上，我也没有任何邮件给他看。然后我想起我已经扫描并保存了我的税款中的房地产文件，该文件已按我需要的地址邮寄给我。我在手机上调出了那份文件，面试官很满意。

文件同步程序的好处是，其中许多程序可以让您将文档的脱机副本保存到设备中。如果我事先知道我需要什么文件，我可以特别小心地首先离线保存它们的副本，这样即使我的手机没有数据访问，我也可以显示它们。

文件同步服务的三个很好的例子是dropbox，谷歌驱动和驱动。

2.电子签名工具

当你有一个文档的数字版本时，比如有人通过电子邮件发送给你或你下载的pDF，你不必打印它来签名。你可以用数字签名。要对文档进行数字签名，通常必须首先创建签名，这通常是最难的部分，因为人们的笔法很差，使用鼠标，触摸屏上的手指甚至有时使用手写笔。有了一些电子签名工具，可以选择使用笔和纸创建签名，然后拍摄照片上传。但是，一旦创建了签名，就可以一遍又一遍地重复使用相同的签名，或者保存不同的变体以供使用。

包括电子签名工具的软件的一些示例是Adobe Reader、Adobe Acrobat、Hightailand preview (如上图所示)。

请注意，某些文档可能会受到保护，以免允许电子签名。你可能需要打印并签名。通常，当人们想要邮寄给他们的带有实时签名的硬拷贝时，他们会保护文档。但是，只要您扫描页面并使用可靠的扫描应用程序将其保存，您就可以始终将自己的副本保留在无纸化版本中…，这将使我进入下一个工具。

3.扫描应用

扫描应用程序通常是将手机摄像头变成扫描仪的移动应用程序。最好的软件可以自动检测您何时扫描文档页面，名片与图像。它们包括裁剪工具。必要时，它们将多个页面保存到一个文件中。当他们检测到文本时，他们会自动以使文本最易读的方式保存扫描的版本。

我最喜欢的扫描应用程序isEvernote Scannable我在microsoft OneNote方面也有很好的经验，从技术上讲，它是一个ote-获取和同步应用程序，但它也具有扫描功能。

4.待办事项应用

亲吻你的论文待办事项清单再见。使用数字待办应用程序效率高得多。有了纸质清单，你就被划掉了，你不能轻易地重新排列项目来显示优先级，你当然不能把任务分配给某人，也不能知道他或他什么时候完成了。但是，通过数字待办事项列表，您可以获得所有这些好处以及更多好处。

数字待办事项列表在您使用的所有设备之间同步。它们可以在几个人之间分享。他们有帮助你组织待办事项的工具，这意味着你可以更好地管理你的时间和计划你的一天。当你在手机上使用待办应用程序时，你可以根据时间或你的位置得到提醒和提醒，比如，“提醒我回家后把鸡肉从冰箱里拿出来。”

我最喜欢的一些待办事项列表是any.do，Todoist (如上所示) 和wunderlist。虽然所有这些应用程序都有免费版本，但它们也有付费高级层。你可能需要付费才能得到你想要的所有津贴，但是免费版本绝对还是比纸质待办事项清单好。

5.文件递送服务

我提到文件同步程序有时具有文档传递选项，我想回到这个想法。虽然许多人无纸化地将文档作为电子邮件附件交付，但这并不总是最好的方式。当你通过电子邮件发送文件时，你很少有机会知道收件人何时或是否收到了文件。您可能还会发现有些文件太大，无法通过电子邮件发送，或者您的电子邮件程序会自动降低原始文件的质量 (例如，当您直接从手机通过电子邮件发送照片时可能会发生这种情况)。

许多文件同步服务和其他云存储程序为您提供了一种更好的共享文件的方式。通常，您将要共享的文件放入同步程序中的一个文件夹中，然后单击以获取可以共享的链接。从该链接，收件人可以下载文件。根据您拥有的服务，以及它是免费版本还是付费版本，您可以选择查看该人何时下载文件，甚至在访问中设置到期日期。Dropbox和Hightail，我已经提到的两个服务，有很多这样的选择。

如果您试图实现无纸化，并且有人要求传真，那么您如何交付文件？值得庆幸的是，有可以处理特定情况的在线传真服务。MyFaxis是一个不错的选择。