更好地管理您的电子邮件收件箱的4个提示

电子邮件是商业中极其有用的沟通工具。电子邮件比电话少打扰，方便快捷。它使企业家能够在任何地方开展业务。

您可以与客户和客户沟通，与员工签到，并在办公室或旅途中安排重要会议。

但是如果使用不当，电子邮件会阻碍生产力。根据麦肯锡全球研究所 (McKinsey Global Institute) 在2012年发布的研究，平均每天有超过四分之一的员工用于回复和阅读电子邮件。调查发现，电子邮件是员工第二耗时的活动，仅次于 “特定角色的任务”。

企业领导者，首席执行官和经理通常每天收到数百封 (如果不是数千封) 电子邮件。阅读和回应每条信息都会浪费时间和精力。

杂乱的电子邮件收件箱-充满了旧的，未打开的或不重要的消息-不仅会让您感到沮丧。它将阻止你最大限度地利用你的时间，并分散你对其他义务的注意力。

这里有四种策略可以更好地管理您的电子邮件，并将收件箱中的邮件保持在最低限度。

1.留出时间阅读和回复电子邮件。

不要让你的电子邮件程序整天开着。来自传入消息的警报和哔哔声可能会中断您的工作流程，使您注意力不集中。

相反，在一天中安排特定的时间段来检查您的电子邮件。您甚至可以尝试标记日历并将可用性设置为 “忙”。

如有必要，请关闭手机并关闭办公室的门，以防止家人 (如果您在家工作) 或员工打扰。

制作一封像蒂姆·费里斯 (Tim Ferriss) 在每周4小时工作中引用的这样的电子邮件回复:

“由于工作量大，我目前每天在下午12:00 ET (或您的时区) 和下午4:00 ET检查并回复电子邮件两次。

如果您需要紧急援助 (请确保紧急援助)，而不能等到下午12:00或下午4:00，请通过电话555-5555与我联系。"

查看电子邮件和回复所需的时间取决于您检查邮件的频率以及通常收到的邮件数量。一些企业家发现每小时奉献10分钟来发送电子邮件更为有效。其他人则更喜欢每天只检查两次或三次电子邮件。

2.立即采取行动。

快速做出决定并立即采取行动将有助于控制您的电子邮件收件箱。这个想法是不要拖延到明天才能立即完成的事情。

当您检查邮件时，在收件箱中浏览可以立即删除的电子邮件，例如垃圾邮件或促销电子邮件。然后选择不需要响应的消息并将其删除或存档。一旦你减少了收件箱中的邮件数量，你就能更好地评估哪些是最关键的。

不要让重要的电子邮件在你的收件箱里几天。除非你在度假，否则在48小时内回复。阅读发件人的信息后，请立即回复发件人。

如果您无法立即回复，请告知发件人您已收到邮件，并将尽快与您联系。设定最后期限并跟进。

3.组织一个带有标签、文件夹和类别的收件箱。

尽管大多数电子邮件都可以删除，但您很可能希望保留与业务关键方面相关的消息。客户，同事和员工之间的通信可以帮助澄清任何错误的沟通。大多数电子邮件程序允许用户用特定标签或类别标记邮件。

对邮件进行优先排序，分组，排序和归档，以使收件箱井井有条。您的归档系统越好，在需要时就越容易找到特定的电子邮件。为广泛的主题创建父类别，例如以下内容: 客户，项目和财务。

然后使用子类别来归档与特定客户或项目相关的电子邮件。在提交消息之前，请确保主题行是搜索友好的。如果它不能准确描述电子邮件的内容，请在分类和存档之前编辑主题行。

4.取消订阅不需要的促销电子邮件。

新闻通讯和广告会淹没您的收件箱并掩埋重要的消息。清理杂物。

如果您不再希望接收特定发件人的邮件或没有时间阅读邮件，请取消订阅。要使退订过程快速而轻松，请在收件箱中搜索 “退订” 一词。查看搜索结果，并确定您将继续欢迎谁的电子邮件以及您希望没有的邮件。