我如何处理积压的1,061电子邮件来回收我的收件箱

几周前的一个星期一早上，我紧张地收紧了我的收件箱。几周前我的收件箱大约有20封电子邮件。然而，这个星期一，它已经膨胀到1,061电子邮件。

在90分钟内，我收到了100封电子邮件。那么，我怎么这么快处理这么多邮件呢？继续阅读。

如果您阅读了我的另一篇文章，即我用来保持生产力而不是不知所措的3条规则，您可能会认为我已经掌握了所有这些。

事实是，生活很艰难，事情起伏不定。我觉得方向正确，但是我们都从众所周知的自行车上掉下来了。所以，是时候回去了。这是我如何使事情恢复正常并管理不堪重负的方法。

有四种策略可以管理一个压倒性的收件箱:

处理这一切 (谁有那么多小时的空闲时间？)。不断地选择它并忽略它的大部分 (例如，让它不断地na和淹没你，因为它随着时间的变化而变得复杂)。全部删除 (嘿，核选项有时是一个很好的选择)。分段处理。

我管理收件箱的首选方法是分段处理。接下来是我的一般策略，让一个失控的收件箱回到控制之下。这也是每天和每周保持整洁的绝佳策略。

为什么我要分段处理电子邮件

任何收件箱的挑战是任何人都可以放入其中。您发送的电子邮件越多，收到的电子邮件就越多。这是一场永无止境的战斗。这就是为什么管理收件箱如此困难的原因。

为了抵消这一点，我建议创建您的电子邮件进程的段或块。这些块的大小是有限的，可以比单个收件箱快得多。

在处理电子邮件时，按段处理电子邮件会给人一种成就感-电子邮件的数量正在减少而不是增长!

分块处理的规则

要做到这一点，要遵循两个基本规则。

如果电子邮件是可操作的:

如果一封电子邮件可以在不到两分钟的时间内处理，请立即处理。如果这封电子邮件需要两分钟以上的时间来处理，请将其添加到您的待办事项列表中。我最喜欢的应用程序是东西，但Todoist，Nozbe，Asana或任何任务管理器都会做。

如果电子邮件不可诉讼:

阅读并删除。阅读并存档。

如何分割您的电子邮件收件箱

以下规则适用于任何电子邮件收件箱，但针对使用Gmail的电子邮件收件箱量身定制。对于其他电子邮件工具，如Outlook或Yahoo，请查阅帮助文档，了解如何以同样的方式过滤您的电子邮件。

所以，我现在的收件箱总数是1,061。

昨天的邮件

在Gmail的搜索栏中键入 “in:inbox newer_thy: 2d older_thy: 1d” 以查看昨天的所有电子邮件。我首先从Tony Hsieh的帖子 “Yesterbox” 中发现了这种技术。这是我维护收件箱的首选过滤器之一。

当我将此过滤器应用于我的1,061收件箱时，只出现了两封电子邮件。因为是星期一，所以很低，周末我收到的电子邮件很少。oneminute将这段电子邮件恢复为0!

今天的邮件

在Gmail的搜索栏中键入 “in:inbox newer_than:1d” 以查看过去24小时内的所有电子邮件。

我接下来处理这个，因为它是下一个最小的列表。虽然回复旧电子邮件会很棒，但这个列表要长得多。我正在努力建立清除收件箱的动力，而不仅仅是维护它。

当我申请我的1,061收件箱时，只出现了21封电子邮件。花了22分钟才能将这段电子邮件恢复为0。

过去的一周

在Gmail的搜索栏中键入 “in:inbox newer_than:7d older_than:1d”，以查看过去7天的所有电子邮件。

处理了今天和昨天的电子邮件，此列表只有87封邮件。有点长，但仍然比1,061电子邮件更容易管理。我喜欢从这个列表的底部开始 (最老的到最新的)，然后向后工作。这个片段花了我75分钟来处理。

超过30天

在Gmail的搜索栏中键入 “in:inbox older_than:30d” 以查看所有超过30天的电子邮件。

这是针对那些为回应或行动而挥之不去的电子邮件 (即使被删除)。当应用于我的847收件箱时，这里只出现了29封电子邮件。处理这些又花了20分钟。

收件箱中的剩菜

处理完上述部分后，我的收件箱中还剩下101封电子邮件。您可以创建其他过滤器或一次处理所有过滤器。由于大约是100封电子邮件，我决定一起处理这一切。

对于这个桶，我通常设置25分钟的番茄，并在这段时间内尽可能多地接收电子邮件。我再重复一两次以通过收件箱。番茄是一种有用的技术，可以将工作分解为时间间隔，通常为25分钟。它列出了令人眼花缭乱的电子邮件列表，以回复更平易近人的内容。

如果那里有紧急情况怎么办？别担心。我敢肯定，发件人会ping您以将其带到收件箱顶部。否则，它可能对时间不敏感。

使用Sanebox进行自动过滤

上面的日期过滤器非常适合快速回复重要的电子邮件。然而，如果你把它们加起来，你会发现一个差距。

2 (昨天) 21 (今天) 87 (本周) 29 (超过30天) 101 (剩菜) = 240

那不是1,061.

我其余的电子邮件在哪里？

在我的 @ Sanelater文件夹中，由Sanebox提供支持。Sanebox是我最喜欢的工具之一。它适用于任何电子邮件客户端。本质上，它将所有不重要的电子邮件放入一个文件夹中，以便以后处理。它通过培训、社交媒体资料等将人工智能结合起来工作。

我的 @ Sanelater文件夹中有806封电子邮件，主要是新闻通讯，通知和来自我从未与之交流或在社交网站上连接的人的电子邮件。

8分钟后，我从806封邮件转到48封。这些大多是我有空的时候想读更多的书。

我尝试在星期五每周处理一次此文件夹。虽然听起来很多，但速度非常快。我通常最终会删除99% 电子邮件，我读了几封，然后转到收件箱，因为它们是我需要回复的重要电子邮件 (这就是训练Sanebox的方式)。

两个小时处理912电子邮件

在不到两个小时的时间里，我从1,061电子邮件转到了149。在这些149中，只有101在我的收件箱中。四十八个是低优先级，如果我有时间的话，很有趣。快速分割收件箱使处理大量积压的电子邮件变得更加容易。

分割电子邮件之所以有效，是因为它会产生动力，并且每个片段的速度都比整个收件箱快 (可能需要数小时或数天)。嗯，感觉不再那么糟了。

保持收件箱为零

那么，一旦您的收件箱重新受到控制，该怎么办？

每天继续使用这些片段。对我来说，这意味着每周至少三次 (周一、周三和周五)，我会在过去一周查看 “本周” 过滤器来发送电子邮件。有时每天20分钟，我将检查 “今天过滤器”，并将其设置为0。如果收件箱中还有其他电子邮件，则可以通过日历上的预定时间获取它们。

奖励提示: 将这些过滤器添加到浏览器中，以便快速分割。

发送电子邮件快乐!