仍然不在这里的无纸化办公室

本月早些时候，白宫发布了一份报告，显示全球变暖对我们整体健康的负面影响。该报告详细介绍了气候变化如何影响人类健康并可能影响我们的未来，但问题仍然存在: 我们能做些什么呢？面对一项艰巨的任务，所有组织都可以做一件简单的事情来拥抱环境管理: 无纸化。

尽管我们的数字世界日益数字化，纸仍然在我们的生活中扮演着重要的角色; 它继续对环境产生巨大影响。美国人口不到世界的5%，消费的纸张占世界的30% 以上。减少我们使用的纸张量可以减少温室气体并节省自然资源，但也可以降低商业成本。美国仅为了管理纸张驱动的信息过载而花费了大约4600亿美元的薪水，reduce.org报告说，在办公室使用纸张的成本是实际购买纸张成本的13到31倍。这还不包括跨越多年业务交易的存储空间文件的间接费用，也不包括执行可以简化或消除的任务所花费的时间。这些数字很难忽略。

将无纸化办公室视为90年代遗留下来的失败的白日梦可能很诱人。尽管我们的社会在减少纸张浪费方面取得了长足的进步 (不再有传真机)，但许多行业尚未接受无纸化的力量。技术的进步使我们能够以真实或有意义的方式精简和 “无纸化”。但是，上次您去看医生时，您可能会看到接待处后面那些熟悉的文件墙。你甚至可能用笔、纸和剪贴板填写了你的病史表格。律师事务所和法院仍然在很大程度上依靠堆放在桌子上的纸质表格，将其存档在装满文件柜的房间中，并由不幸的律师助理拖着手推车进出法院。评估你自己的办公室。仍然有多少账单定期通过邮递员到达？您的团队可以在没有复印机和每月纸质订单的情况下进行操作吗？EpA报告说，办公室平均每年使用10,000张复印纸。尽管技术在全球范围内迅速普及和采用，但我们似乎无法放开纸张。

围绕无纸化办公室的想法存在一些常见的误解，这种想法会压倒并阻止许多企业承担这项任务。许多人担心客户和员工不会真正接受无纸化，无纸化意味着所有客户都必须使用无纸化方法，或者进行过渡过于昂贵或耗费时间和资源。无纸化是一项需要一定承诺的努力，但正如数字和我们客户的体验所显示的那样，每次收益都超过了成本。

在租赁和住房行业，物业管理人员每年仍在花费无数小时来处理纸质租金检查。这不是因为租房者更喜欢用支票付款。根据国家多住房委员会的一项调查，79% 的租房者更喜欢在线或通过智能手机支付租金，但Entrata自己的数据显示，只有32% 的Entrata所服务的居民正在利用无纸化的在线支付方式。

由于很明显租房者热衷于寻求一种更简单的在线付款方式，因此我们创建了一种改进的付款解决方案，可以节省员工的时间和成本，并被居民更好地利用。我们促进了与最成功的无纸化支付采用者的对话，并能够发现几种一致的做法来促进在线支付。关键在于保持由UX团队而不是工程师设计的技术简单，并为公寓社区员工提供适当的培训和营销工具，以鼓励新居民和现有居民开始在线付款。

自从Entrata的无纸化计划在2014年4月推出以来，我们300万个单位的投资组合中的社区平均采用了80% 多个在线支付。而且，今年早些时候，我们一天之内就转移了近10亿美元的电子租金，比2014年5月之前的记录高出24%。这种指数增长伴随着大量的好处。使用这项技术的公司处理租金的时间平均减少了65%，租金拖欠的平均时间50% 减少。

无纸化的想法似乎是陈词滥调的2016年，但降低业务成本、提高客户满意度和帮助环境从来都不是陈词滥调。无论是移动应用程序、强大的网络平台、云存储选项还是您可以实施的其他技术工具来取消公司的每月纸质订单，无纸化都是一项已经证明其价值的投资。