企业家正确组织和管理日历的9种方法

作为一名企业家，你有责任计划如何度过你的时间。你可以整天看Netflix，但这很可能不是你时间的最佳利用。此外，你还必须设定界限，让自己日复一日地保持动力。在某种程度上 -- 你想找到一个方向来获得工作和个人生活之间的平衡。

尽管感觉和听起来都很压倒性，但这并不是不可能的。根据我自己的经验，实现工作和生活目标的方向平衡的最佳方法是正确组织和维护您的日历。这里有12种最有效的方法来指导自己更好地选择工作/生活平衡的组织。

1.安排一切。

是的 -- 我的意思是把所有事情都安排好，从明天的待办事项到你下周的计划。听起来太过分了。但是，当你是自雇人士时，你需要有深厚的结构，这样你才能保持专注和高效。

我的同事和日历的联合创始人约翰·霍尔 (John Hall) 通过创建基于零的日历来做到这一点。从零开始的日历是 “您每天的每一秒都要考虑的地方。这样你的日历上就没有空白了，“霍尔说。“如果某件事没有安排好，就不值得你注意。”

首先，您需要将所有日常活动预订到日历中-这包括您的个人和专业任务。接下来，计划每个项目需要多长时间，以便您可以创建时间块。确保有效地使用中间时间块。例如，在两次会议之间的30分钟内，您可以清理收件箱，阅读或反思。

2.把你的活动分解成简单的问题。

“利用你的意识需要更多的能量，可以通过简化你的问题来避免，” 马里奥·佩谢夫在《企业家》中写道。“卓越的时间管理围绕建立一个流程，并将其分解为易于掌握且不需要大量资源消耗的小型自动操作。”企业家以承担任何 “复杂任务并将其分解成碎片，从而使剩余的过程更易于理解和遵循” 而闻名。

整理日历时也是如此。例如，编写电子书并不能很好地转化为日历大小的块。为了使一项广泛的工作更易于管理，您可以每天留出一段时间来编写一定数量的页面，例如每天抽出两个小时来撰写五页。

3.使用脉轮系统对日历进行颜色编码。

对日历进行颜色编码是一种行之有效的有效方法，可以创建平衡并区分您在日历上安排的所有项目。虽然你可以自由使用任何你喜欢的颜色，但你至少应该首先尝试一下脉轮颜色编码。“脉轮” 是身体中发现的七个能量点之一。这些能量中心中的每一个都具有与之相关的颜色 (红色，橙色，黄色，绿色，蓝色，靛蓝或紫色)。

例如，因为红色是象征生存和安全的根脉轮，所以您希望将该颜色用于所有与工作相关的任务。对于创造性的任务，你可以选择使用橙色; 黄色将代表帮助你成长的项目; 绿色保留用于个人活动，如与朋友共进午餐; 蓝色等同于表达你思想的活动，如写作，靛蓝是指值得你关注的活动。使用这种组织方法可以防止你变得不知所措。当您查看日历时，它会创建一个容易看到的平衡且无压力的一天。

4.选择战略而不是机会。

企业家不能通过追逐每一个机会来分散自己。创业时，从金钱、时间和注意力到一切都供不应求。在经营企业时，所有这些也都供不应求。坦率地说，无论您在生活中做什么，时间，金钱和注意力都短缺。使用您的日历-充满活动-并确保您专注于策略。你的日历将是你的成功策略。

“时间和精力最好花在与公司核心价值观和战略计划相一致的活动上，这两者都是由客户和内部团队的需求决定的，” SkyHive Technologies inc. 的Sean Hinton说。

5.吃那只青蛙。

在Brain Tracy的支持下，这种最喜欢的时间管理技术是您在一天中完成最重要任务 (MIT) 的地方。根据Tracy的说法，征服你最具挑战性的工作将让你 “满意地度过一天，知道这可能是一整天都会发生在你身上的最糟糕的事情”，科学发现我们经常在早上拥有最多的精力和注意力。这也是避免分心的最佳时间。

如果您有几项重要任务，Tracy建议您 “首先从最大，最困难和最重要的任务开始”。他还建议您立即采取行动，并不断练习直到完美。

我花了一点时间来掌握这一点。但是，在创建日历时，我总是将从上午9点到中午的时间作为当天的头等大事。虽然我确实会休息，并且经常在中午之前结束，但这在我的日程安排中创造了一个例行程序，并确保不会分心。

6.考虑时间阻塞而不是待办事项列表。

虽然待办事项在你的时间段内可能是一种资产，但它们可能会成为压力和失望的来源。如果你在一天结束时检查了你的清单，只划掉了几个项目，你觉得你会有什么感觉？研究发现，待办事项列表的41% 永远不会完成。此外，凯文·克鲁斯 (Kevin Kruse) 撰写了《成功人士知道时间管理的15个秘密》一书，发现表现最好的人不依赖名单。相反，他们在日历中构建了时间块。

时间块只是用于特定任务的时间块。例如，早上要花两个小时 “吃青蛙”，午餐后要花一个小时清理收件箱，下午要花一个时间开会。安排时间而不是任务，这会迫使您优先考虑，减少分心并消除多任务处理。

首先，确定你什么时候最有效率，这样你就可以为你的麻省理工学院腾出时间。跟踪这些任务需要多长时间才能完成，以便您可以分配足够的时间。最重要的是，围绕这些块创建一个时间表，并坚持你的时间表。安排你的工作 -- 安排你的时间表。

7.创建一个 “可选” 日历。

直到我看到卡罗琳·刘 (Caroline Liu) 写的缪斯文章时，我才意识到这个概念。这里的想法是，你做一个 “可选” 日历，包括所有不是强制性的。例如，选修课可以是社交活动，也可以参加可以提高技能的课程。刘解释说: “理想情况下，这些事件是我能够适应的，但当我感到压力时，它们是第一个去的。”

当您的日程安排在最后一刻更改时，您将拥有第三个日历，而不是不断地从您的个人和专业日历中添加和删除事件和活动。现在，您不必担心如何度过这段时间，因为您已经在 “可选” 日历中做出了决定。

8.将非结构化时间构建到您的日历中。

Jocelyn K. Glei写道: “当你一直很忙，没有空闲时间时 -- 就像每天的每一分钟都被安排在背靠背的时候 -- 你会最大限度地利用你的大脑带宽: 你的认知能力下降，你变得更容易出错，你也没有那么有洞察力。”

为了解决这个问题，每天将两到四个小时的非结构化时间添加到您的日历中。你可以利用这段时间思考、学习、冥想或探索。我知道，作为一名企业家，这似乎是在浪费时间。但是，这段空闲时间还可以提高您的创造力，使您感到高兴，并使您的日程安排更加灵活。

9.使用正确的工具。

最后，如果您真的想保持游戏的领先地位，请确保您使用的是正确的工具。适当的工具包括:

日历应用程序。无论是Google日历，Microsoft日历还是Fantastical2之类的应用程序，这都可以让您随时随地添加项目并管理日历。调度工具日历是一种智能日历，它使用机器学习对会议的时间，地点和方式提出智能建议。时间跟踪软件。如果你想让你的日历井井有条，那么你需要知道你是如何度过你的时间的。诸如RescueTime和SmarterTime之类的工具可以全天跟踪您的活动。笔记应用程序。每当你有一个想法或想法，通过使用像Evernote或谷歌Keep.待办事项列表这样的应用程序来摆脱它。如果你爱他们: Todoist，Things，member the Milk和Wunderlist都是少数应用程序的一部分，这些应用程序允许您创建，管理和共享列表。