现代办公室是由弗雷德里克·温斯洛·泰勒 (Frederick Winslow Taylor) 在20世纪之交构思的，模仿工厂装配线，文员和高管可以在其中以最大的效率执行重复性任务。近年来，我们的办公室发生了变化，以反映工作的协作性，但会议室却落后了。
回到疯子时代，员工们为一位老板工作，聚集在他的办公室开会。在少数需要大房间的情况下，秘书会预订合适的房间。如果要进行演示，将会有活动挂图，也许还有一台高架投影仪，向房间里的人们展示一些幻灯片，看着烟雾弥漫。
今天，工作已经彻底改变了。我们都仍然有一个老板，但我们倾向于在协作的、跨职能的集群中工作，而不是在孤立的报告线路中工作。更少的人有办公室来开小型会议，几乎没有人有秘书来预订会议室。正如任何在办公室工作的人都知道的那样，最终结果是一群人四处游荡寻找开放的房间。然后，在找到一个空房间几分钟后，经常被一个迟到的团体踢出去。
会议空间使用不当会浪费金钱。
会议很昂贵 -- 办公空间的租金加上每个与会者的工资 -- 但很多投资都被浪费了。加州大学洛杉矶分校 (UCLA) 和明尼苏达大学 (University of Minnesota) 的一项研究发现，高管们将多达一半的工作时间花在会议上，而其中多达50% 的时间是徒劳的。每天在美国举行1700万次商务会议，有很多沮丧的工人: 88% 的人对会议室的技术问题感到恼火，20% 的会议由于这些问题而迟到，浪费了普通员工一年2.83的工作日。
难怪消除这些头痛，解决日常生产率挑战和简化工作流程是每个行业企业的优先事项。这些组织中的大多数都在每个会议室之外安装集成的会议室系统 (带有触摸屏平板电脑)，以解决会议室管理方面的挑战。员工厌倦了必须登录计算机才能找到可以保留开放房间的共享网络驱动器。取而代之的是，越来越多的公司在门外的墙上为会议室配备了交互式显示面板，使员工能够立即预订房间并继续前进。
拥有一个简单的会议室解决方案变得越来越重要，因为越来越少的工人分配了办公桌或自己的办公室。
现代会议室解决方案包括如果在预定的会议开始时间的15分钟内没有人出现，则可以取消预订，并立即打开会议室进行新的预订。该技术还允许员工在设备出现问题或其他问题时延长预订或联系支持人员。甚至还有带有内置灯光指示器的会议室管理解决方案，可显示实时房间可用性; 如果房间可用，则为绿色; 如果房间已预订，则为红色。
升级会议室是振兴办公空间的关键。
使会议室更具互动性和更易于导航是升级我们的办公空间以更好地反映我们今天的工作方式的运动的一部分。根据世邦魏理仕 (CBRE) 的2017美洲占领者调查，房地产高管承认需要更新，86% 表示他们正在改造或改造办公室，另51% 计划今年改造共享工作空间。利用技术来更有效地利用会议空间是这些努力的重要组成部分，并且可以对公司的底线产生重大影响。
实际上，全球顶级专业服务公司之一安装了数字会议系统，并进行了分析，以解决如何在全球范围内优化其办公室的使用。分析显示，会议室空着的频率以及员工在每个办公室工作的频率。信息显示，该公司租用的办公空间超出了实际需要，这促使人们转向了更有效的办公空间管理酒店系统。例如，在曼哈顿中心时代广场的公司大楼里，该公司能够转租三层楼，这一举措最终每年为公司节省了数百万美元的租金。
僵化，静态的会议室标牌是20世纪80年代时代办公室设计的最后遗迹之一。使会议室更易于使用是工作场所发展的一部分，目前公司都在大声疾呼要进行这种过渡-因为数字会议室管理解决方案的好处是广泛的，因为它们具有影响力。
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