6个经过战斗测试的技巧来结束电子邮件过载

LinkedIn影响者瑞安·霍姆斯 (Ryan Holmes) 发表了这篇文章。

这是事实。电子邮件使我们变得更慢，生产力更低，甚至更笨。

现在，普通员工每小时检查电子邮件36次，每周花费整整13个小时阅读，删除，发送和分类电子邮件。每次我们被一封电子邮件分散注意力时，平均需要16分钟 (是的，16分钟) 才能重新专注于手头的任务。但是消息变得更糟: 查看电子邮件的工人的智商经常下降10个百分点，相当于错过了一整夜的睡眠。

我们的电子邮件收件箱，曾经是重要消息的私人存储库，已经成为任何事物的开放之门。其中大部分只不过是美化的垃圾邮件; precious little实际上对时间敏感，可操作甚至值得开放。坚持 “零收件箱” 理念的人坚持认为，最好系统地过滤疯狂，以某种形式处理每条消息，并每天清理收件箱。真的吗？我认为有更好的方法。

作为一家拥有600多名员工的全球社交媒体公司的首席执行官，我每天收到数百封电子邮件 (有时是数千封)。有些事情; 大多数人没有。离开电子邮件仓鼠轮的关键是快速评估哪些消息值得关注，然后尽可能高效地做出回应。很多时候，这意味着完全放弃电子邮件，转而使用电话等低技术工具和社交媒体等高科技渠道。

以下是我用来管理不断溢出的电子邮件收件箱的六种技术:

1.使用SaneBox之类的工具来缩小您查看的消息数量。Sanebox使用独特的算法对所有传入的电子邮件进行排序。被视为非优先级的邮件会自动放入指定的 @ SaneLater文件夹中 (您可以在方便时检查)。Sanebox可与主要的电子邮件提供商 (例如Gmail，Outlook和Yahoo) 合作，并且价格便宜且易于使用。它为我节省了很多时间，并确保我的最优先的电子邮件不会被不那么重要的电子邮件淹没。

2.用哲学的三句话写电子邮件。多年来，我已经在所有电子邮件中添加了自定义签名: “很抱歉简短的回应。我希望我能做得更彻底，但由于我收到的电子邮件数量太多，这是不可能的。“我提供了一个指向更详细解释哲学的网站的链接: http://three.sentenc.es/.这种方法-有效地将我的所有电子邮件都像短信一样处理-对我来说非常有效。我已经训练自己省去绒毛，只在电子邮件中保留最基本的要点。如果我绝对要说更多，我只需拿起电话或亲自交谈。

3.使用Rapportive应用程序快速获取有关您发送电子邮件的人的上下文。如果你喜欢免费的省时者，你会喜欢Rapportive的。这是Gmail的扩展程序，它会自动向您显示您发送电子邮件的几乎任何人的LinkedIn照片，个人资料和共享连接。只需开始撰写消息，输入电子邮件地址，然后在右侧边栏中弹出相关信息。当你需要快速回复大量电子邮件时 -- 许多来自你没有见过或几乎不认识的人 -- 让所有这些背景立即可用会非常有帮助。

4.对您经常发送的消息使用了罐装回复。您是否发现自己一遍又一遍地输入基本相同的电子邮件回复？罐头响应是Gmail中的实验性 “实验室” 功能之一，是一个完美的解决方案。它使您可以编译经常发送的消息库，只需单击两次即可在撰写电子邮件时访问。Gmail会自动将邮件插入您的回复顶部。你所需要做的就是点击发送。

5.选择使用静音功能退出烦人的群组电子邮件线程。令人惊讶的是，很少有人知道Gmail的静音按钮。它使那些涉及太多同事的长而烦人的电子邮件线程像魔术一样消失了。下次群发电子邮件开始轰炸您的收件箱时，只需选择对话，然后在 “更多操作” 下拉菜单中单击 “静音”。添加到该对话中的任何新响应都将自动绕过您的收件箱，并将其存档以供以后阅读 (或忽略)。

6.使用社交媒体进行小组对话。关于烦人的话题，现实情况是，电子邮件从未用于协作工作。尝试通过电子邮件与小组建立会议时间，这一点很明显。消息泛滥成灾，使用户疯狂地滚动以与对话保持同步。更好的选择: 像Yammer这样的内部社交网络工具，具有Facebook风格的讨论线程。这样，多个员工可以实时发布、回复和集中查看。这是一个令人难以置信的时间节省，还有一个额外的好处，这些中心线程可以公开搜索，以备将来使用。

越来越多的合唱团呼吁电子邮件的消亡，但至少就目前而言，这是我们一直坚持的工作场所机构。关键是让它为你工作，而不是反过来。上述策略应有助于限制阅读和响应消息所花费的时间。如果所有其他措施都失败了，当然还有更激进的措施。从电子邮件中拔出插头-即使只是半个小时的时间-也可以为生产力带来奇迹...还有你的理智。